浅谈企业会计日常的基础工作

时间：2007-06-13 来源：大学生考研网打印本文

我们了解一个人工作情况时，往往是看他如何处理自己的工作。会计人员的工作也是如此，一个合格的会计人员，除具备有相关知识，业务能力也是必不可少的。另外在会计人员上任伊始，若要看其对业务工作的处理水平，日常工作的能力是非常重要的，如填写记账凭证，装订记账凭证，粘贴原始凭证，登记账簿等。下面我们就这几项基本工作介绍一下。

一、粘贴原始凭证

在企业的实际工作中，会计人员需将处理后的原始凭证附在记账凭证的后面，依据会计知识将企业日常业务转化为会计语言，用会计分录的形式记录在记账凭证上，据以登记账簿。所以记账凭证后面所附的原始凭证种类很多，为了便于装订、保管，在填制记账凭证时，应对所附原始凭证进行必要的外部加工。体现在以下几个方面：
其一，对于过宽过长的附件，应进行横向或纵向折叠。折叠后的附件外形尺寸，不应宽于和长于记账凭证，同时还要便于翻阅；原始凭证本身不必保留的部分可以裁掉，但不得影响其本身的完整性。
其二，遇过窄过短的附件，不能直接装订时，应使用“原始凭证粘贴纸”进行必要的加工，将其粘贴在原始凭证粘贴纸上后直接装订粘贴纸即可。原始凭证粘贴纸的外形尺寸与记账凭证大小相符，一般由企业自制完成，粘贴纸上先印一个合适的方框，各种不能直接装订的原始凭证，如汽车票、地铁车票、公共汽车票、出租车票、停车费、过桥费等，可按类别整齐地粘贴在方框之内，不得超出。
其三，粘贴时应横向进行，从右到左，粘贴原始凭证的左边，留右边，一张压一张，粘牢即可，粘好之后，要捏住记账凭证的左上角，抖落几下，若有脱落者，要补粘上去。
其四，最后在粘贴单的空白处分别写出每一类原始凭证的张数、单位金额与总金额。如某人报销差旅费，报销单后面的粘贴单附有2元一张汽车票5张和3元一张地下铁路车票4张，要求就要在这种车票的粘贴单上写明2．00×5=10．00(元)和3．00×4=12．00(元)字样；票面金额不等的原始凭证则有一张登记一张，如有飞机票一张，金额1 200元，在飞机票一类下写“1200．00×1=1 200．00(元)”字样。这样，万一将来原始凭证不慎失落，也很容易查明是哪一种票面的原始凭证，而且也为以后计算附件张数提供了方便。

二、填写记账凭证

填写记账凭证是企业会计的一项重要工作。如果填制错误，则会影响到账簿登记，报表编制。即使发现后能够更正，也需要会计人员付出大量的时间和精力。所以填写记账凭证应按照一定的程序和要求进行。

(一)首先应根据审核无误的原始凭证填制记账凭证

记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，也可以根据若干张同类原始凭证汇总填制，还可以根据原始凭证汇总表填制。

(二)确定采用何种记账凭证

会计人员在接到经复核的原始凭证后，应根据经济业务的性质，确定使用哪种记账凭证(收款凭证、付款凭证或转账凭证，收支业务不多的企业，也可以使用一种通用的记账凭证)来记录该项业务。现金和银行存款业务，应使用收付款凭证，既不涉及现金也不涉及银行存款的业务，则应使用转账凭证。

(三)确定记账凭证日期

记账凭证上所记录的日期一般是填制记账凭证当天的日期，也可以根据需要，填写经济业务发生的日期和月末日期。报销差旅费的记账凭证填写报销当日的日期，现金收付款业务的记账凭证应填写办理收付现金的日期；银行收付款业务的记账凭证以实际发生业务的日期填写；属于预提、待摊费用和分配等转账业务应以当月最后的日期填写。

(四)记账凭证编号

企业会计将记账凭证编号，一方面为了分清记账凭证的先后顺序，便于登记账簿，并进行账证核对；另一方面，也可防止记账凭证的丢失，方便日后查找。记账凭证编号的方法有很多种，经常使用有三种：一种是将财会部门的全部记账凭证作为一类统一编号；一种是按现金和银行存款收入、现金和银行存款支出和转账业务分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三类分别编号，分为“收字X号”、“付字X号”、“转字X号”；第三种是按照现金收入、现金支出、银行存款收入、银行存款支出、转账凭证五类进行编号，分为现收X号”、“现付X号”、“银收X号”、“银付X号”、“转字X号”。记账凭证无论是统一编号或分类编号，均应分月按自然数1、2、3、4……顺序连续编号，一张记账凭证编一个号，不得跳号、重号。
业务量大的企业，可以使用“记账凭证编号单”按照本单位记账凭证编号办法，事先在编号单上印满顺序号，编号时编一个销一个，由制证人注销，在装订凭证时将编号单附上，使记账凭证的编号和张数一目了然，便于查核。
复杂的会计事项，一项业务需要填制2张或2张以上记账凭证时，应编写分号，并将原始凭证附在第一张记账凭证的后面，分号编写时将原编号后面用分数的形式反映，如第12项业务需3张记账凭证，则第1张为12 1／3，第2张编号为12 2／3号，第3号编号为12 3／3。

(五)填写记账凭证内容摘要

记账凭证摘要栏的填写没有统一要求，只要能反映经济业务的简要内容，真实准确就可以了。但也要按业务类型的不同，详略不同；另外对于同一类业务，摘要表述的基本内容可以遵循一定的规范。如对于收付款业务要写明收付款对象的名称、款项内容，使用银行支票的，还应填写支票号码；购买物资的，要写明供货方名称和主要品种、数量；对预收预付款项，应收应付的业务，应写明对方单位业务经手人，发生时间等内容；对于冲销和补充以前业务的摘要，应写明被冲销或被补充的记账凭证日期及编号。

(六)会计科目和会计分录的填写

记账凭证中一项重要的工作就是将一般经济业务语言转化为会计语言，这个转化的实际就是会计科目和会计分录。会计人员应把代表每一项经济业务的会计科目准确填写清楚。填写时，应填写会计科目的全称和编号，不得简写或只写编号不写名称，重复使用的科目不得用“”代替，对于某些需登记明细账的业务，要求记账凭证上写明二级科目甚至三级科目。在填写会计科目时，一般一个科目只能同另一个科目或几个科目相对应，不要几个科目和几个科目相对应，在某些特殊情况下，如果某项经济业务本身需要编制多借多贷的会计科目时，为了完整反映该项经济业务全貌，可以采用多借多贷的会计科目对应关系，不必人为地为保证一借多贷或一贷多借而将业务所涉及的会计科目分开。但也不能为了简单而把类型不同的业务合并编制会计分录，填制在一张凭证上。

(七)填写记账的金额

记账凭证中填写的金额应与原始经济业务的金额一致，填写时使用阿拉伯数字，对准金额栏的位数，一直填写到分位，如果没有角、分，要用“0”代替，不能空位。将每笔经济业务填入金额数字后，要写合计栏填写合计金额，一笔经济业务因涉及会计科目较多需要在一张记账凭证上填写多行或填写多张记账凭证的，应在每张记账凭证的合计行填写合计金额，并在合计金额前面填写货币符号“￥”，不是合计数，则不填写货币符号。记账凭证应按行次逐行填写，不得跳行或留有空行，对记账凭证中的空行应该画斜线或一条“S”形线注销。画线应从金额栏最后一笔金额数字下的空行划到合计数行上面的空行，但要注意斜线两端都不能画到金额数字的行次上。

(八)所附原始凭证的计算

记账凭证除结账和更正错账的原始凭证外，一律要附有原始凭证，并注明其张数。附件张数应用阿拉伯数字填写，张数的计算有两种方法：一种是按构成记账凭证金额的原始凭证(或原始凭证汇总表)计算张数，另一种是按原始凭证的自然张数为准，即凡是与记账凭证中的经济业务内容有关的每一张证件，都应作为记账凭证的附件，有一张算一张。在具体应用这两种方法时，对于凡属转账业务的原始凭证张数的计算以构成记账凭证金额的张数为准，其他说明性质的资料均可作为附件的附件，不计算在张数之内；对于收付款业务原始凭证张数的计算，均应以自然张数为准。记账凭证附件是原始凭证汇总表的，属转账业务时，其附件张数的计算，以原始凭证汇总表的张数为准，汇总表所附的原始凭证只作为附件的附件处理；属收付款业务的，其附件张数的计算，应把汇总表及所附的原始凭证或说明性质的资料均作为张数计入，但对差旅费、市内交通费、医药费等报销单据，可粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证附件。当一张或几张原始凭证涉及几张记账凭证时，可将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在摘要栏注明“本凭证附件包括X X号记账凭证业务”字样，在其他记账凭证上注明“原始凭证附在X X号记账凭证后面”的字样。对需经上级批准的经济业务，应将批准文件作为记账凭证的附件。

(九)记账凭证的签章

记账凭证填制完成后，需要由有关会计人员签名或盖章，填制人员签名盖章并经稽核人员审核签名或盖章后，交由会计主管人员签名或盖章，最后由记账人员根据审核无误的记账凭证登记账簿，并在记账凭证上签名或盖章，以表示该记账凭证已经由其登记入账。对于收付款记账凭证，还必须由出纳人员签名或盖章，以表明出纳人员对所签名或盖章的收付款记账上的款项进行了收付。对记账凭证签名或盖章的目的在于加强凭证管理，分清会计人员之间的经济责任，使会计工作岗位之间互相制约，互相监督。

(十)付款凭证的签章

使用收付转凭证的单位，对现金和银行存款之间及各种银行存款之间相互划转的业务，为避免重复记账，只填制付款凭证。为明确责任，持支票从银行提取现金的经手人，应在银行付款凭证上签字；将现金送存银行，经手人应在现金付款凭证上签字，并将从银行退回的、经银行盖章的现金送款簿作为付款凭证的附件

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